Como Escolher as Melhores Políticas de Viagem Corporativa

As viagens corporativas são uma parte essencial para muitas empresas, permitindo que os colaboradores participem de reuniões, eventos e negociações importantes.

Porém, sem uma política bem definida, essas viagens podem se tornar dispendiosas e desorganizadas. Criar e implementar políticas de viagem claras e eficientes não só otimiza os custos, mas também melhora a experiência dos colaboradores e a segurança nas viagens. Neste artigo, vamos explorar como escolher as melhores políticas de viagem corporativa para a sua empresa.

1. Defina os Objetivos da Viagem Corporativa

Antes de criar uma política de viagem, é fundamental entender os objetivos de cada viagem corporativa. São viagens para reuniões de negócios, conferências, treinamentos ou visitas a clientes? Compreender o propósito de cada viagem ajudará a personalizar as políticas, garantindo que se alinhem aos objetivos da empresa.

Dica: Classifique as viagens de acordo com seu propósito (por exemplo, viagens de negócios importantes X viagens mais simples) para definir os parâmetros de orçamento e as opções de viagem.

2. Estabeleça Limites de Orçamento

Ter um orçamento claro é essencial para controlar os custos. A política de viagem deve definir limites de gastos para passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte. É importante ser realista em relação às necessidades da viagem, mas também garantir que as opções escolhidas não ultrapassem o orçamento estabelecido pela empresa.

Dica: Ofereça faixas de preços para diferentes níveis de viagem. Por exemplo, para viagens internacionais, o limite pode ser mais alto, enquanto para viagens domésticas, os valores podem ser mais restritos.

3. Escolha Parcerias Estratégicas com Fornecedores

Firmar parcerias estratégicas pode resultar em tarifas corporativas exclusivas, melhores descontos e benefícios adicionais, como upgrades entre outros benefícios.

Dica: Considere firmar contratos de longo prazo com fornecedores para obter melhores condições de preço e flexibilidade nas reservas. Isso pode incluir descontos em passagens aéreas e tarifas corporativas em hotéis.

4. Flexibilidade e Conforto para os Colaboradores

Embora as empresas precisem manter um controle rigoroso dos custos, também é importante garantir que a política de viagem proporcione conforto e flexibilidade para os colaboradores. Voos em horários inconvenientes, falta de opções de alimentação e acomodações de baixo padrão podem afetar a produtividade dos viajantes.

Dica: Permita algum nível de flexibilidade em relação à classe de voo, tipo de acomodação e horários de viagem, desde que se mantenha dentro do orçamento da empresa. Isso ajudará a melhorar a satisfação e o desempenho do colaborador.

5. Defina Regras Claras para Reembolsos

Um dos aspectos mais importantes de uma política de viagem corporativa é a clareza sobre os reembolsos. Defina quais despesas serão reembolsadas, como transporte, alimentação e hospedagem, e estabeleça procedimentos claros para que os colaboradores solicitem reembolsos. Isso evita confusão e garante que os processos sejam eficientes.

Dica: Crie um processo simples para o envio de recibos e justificativas. Utilize ferramentas digitais de gerenciamento de despesas que integrem as viagens e permitam a aprovação e o pagamento de reembolsos de forma mais ágil.

6. Considerações de Segurança

A segurança do colaborador deve ser uma prioridade, especialmente em viagens internacionais ou para destinos com riscos elevados. A política de viagem deve incluir orientações sobre como proceder em situações de emergência, como doença, acidentes, ou mudanças imprevistas nas condições de viagem.

Dica: Implemente um sistema de rastreamento de viagens, onde as empresas possam acompanhar o itinerário e a localização dos colaboradores. Além disso, inclua recomendações sobre seguro de viagem, como coberturas médicas e de acidentes.

7. Use Tecnologia para Facilitar o Processo

A tecnologia tem se tornado uma aliada importante na gestão de viagens corporativas. Ferramentas de software específicas para viagens corporativas ajudam a organizar reservas, controlar custos e garantir que os colaboradores sigam as políticas da empresa. Aplicativos de viagem também são úteis para a gestão de itinerários, rastreamento de despesas e até mesmo para fornecer informações de segurança em tempo real.

Dica: Invista em plataformas de gestão de viagens que integrem reservas, reembolsos e acompanhamento de itinerários em um único lugar. Isso economiza tempo e facilita a adesão às políticas corporativas.

8. Considere o Impacto Ambiental das Viagens

Com o aumento da preocupação com a sustentabilidade, muitas empresas estão adotando políticas de viagem mais ecológicas. Isso pode incluir a escolha de voos com menores emissões de carbono, a priorização de transporte público ou o incentivo ao uso de videoconferências sempre que possível.

Dica: Estabeleça diretrizes para viagens sustentáveis, como a escolha de companhias aéreas com práticas ambientais responsáveis ou a adoção de alternativas a viagens de curta distância, como chamadas de vídeo.

9. Treinamento e Comunicação Constante

Para que as políticas de viagem sejam seguidas de forma eficaz, é crucial que todos os colaboradores estejam bem informados sobre as regras.

Realizar treinamentos periódicos sobre as políticas de viagem e atualizar as diretrizes conforme necessário pode garantir que todos os viajantes sigam as práticas estabelecidas pela empresa.

Dica: Crie um manual de viagem corporativa acessível a todos os colaboradores e promova treinamentos regulares para esclarecer dúvidas e adaptar a política às mudanças no mercado.